各位毕业生同学：

        研究生学院研工科档案管理工作邮箱为2629484318@qq.com。需转出档案的同学，务必填写《毕业生调档登记表》（见附件1），表中所涉档案编号见《2008-2021年录取研究生档案编号查询》（见附件2），登记表及调档函分别以附件形式发送至邮箱。档案转回原籍的毕业生，若报到证抬头名称与原籍档案管理部门一致，且未超过2年有效期限，且已交到我处，发送登记表即可。

       研究生学院研工科即日起，将定于每周五上午8：30-11:30（国家法定节假日除外）在龙昆南校区实验楼十楼处理档案相关事宜，同学可在此时间段进行咨询。每周四下午17:00前提交邮寄信息的同学，档案将在七个工作日内发出（遇法定节假日则顺延）;该周周四下午17:00后至下周四17:00前提交邮寄信息的同学，档案则计入下一批次发出。档案发出后，快递单号将只在研究生学院官网公布，同学可自行查询。疫情期间，档案寄出时间偶有延误，请同学谅解。另，寒假期间，非必要不办理档案转出事宜，请知悉！

       档案邮寄需经历以下流程：邮箱收集邮寄相关信息;下载信息并汇总整理;邮寄信息发邮局打印快递单;根据毕业生录取年份和档案编号到仓库抽取档案;清点档案材料;档案袋封口处贴密封条并加盖公章;联系邮政工作人员安排上门取件时间;密封好的档案提前装入高校毕业生专用邮寄袋，邮寄袋封口加密封条，密封条上做好个人信息标记并加盖公章;邮政工作人员通知上门取件时间，带回快递单;邮寄袋上贴快递单，快递单加盖公章;邮政工作人员取件，档案寄出;快递单号信息整理、公布;档案出库信息登记。

       各办事部门有各自的办事流程、时间节点及其他事务安排，原则上不接受临时调取档案。请同学把握好相关时间节点，根据示例准确填写登记表，及时发送邮件，按要求办理档案转出事宜。

        以下事项提请同学注意：

        1.档案调往单位的联系人、联系电话、地址等，应详尽、具体、准确，从网页上查到的相关邮寄信息应电话确认清楚后再提交邮箱，防止原址查无此人、迁移新址不明、原写地址不详等原因造成档案被退回。

        2.关注物流信息，及时和档案到达单位进行电话确认。目前已出现几例物流信息显示单位已签收或本人已签收，但单位或单位负责人表示未收到的现象，请同学们重视。

        以上事项，请周知!

        联系电话：0898-65885013/0898-65809338(龙昆南校区);0898-65680687(桂林洋校区)

                                                                                                           研究生学院研工科

                                                                                                                 2022年9月8日

    

附件1：《毕业生调档登记表》

附件2：《2008-2021年录取研究生档案编号查询》